Как поставщику стройматериалов
перейти с Excel в CRM.

Когда таблицы начинают мешать

Пока один человек ведёт несколько заказов, Excel может быть удобен. Потребность в CRM появляется, когда для ответа клиенту приходится собирать данные из нескольких мест.

Проверьте привычную для себя ситуацию: например, заказ на 50 т щебня с предоплатой и двумя рейсами. CRM должна помогать ответить на конкретные вопросы: что согласовано, сколько получено денег, сколько доставлено и что сделать дальше.

Начните с клиентов и рабочего прайса

Сделайте копию исходной книги. Для первой проверки выберите 5–10 активных клиентов и несколько материалов. Архив старых обращений можно разобрать после того, как проверите ежедневную работу.

На узком экране таблицу можно прокрутить вбок.

• Оставьте одну строку заголовков и одну запись в каждой строке. Уберите объединённые ячейки, промежуточные итоги и пустые строки внутри данных.
• Проверьте одинаковые названия, почту и телефоны клиентов. Для материалов заранее определите уникальные артикулы.
• Убедитесь, что единицы и цены соответствуют друг другу: цена за тонну, кубометр, метр или мешок должна быть понятна менеджеру.
• Телефоны, ИНН и артикулы храните в таблице как текст: так сохранятся начальные нули и исходное написание.
• Переносите только известные значения. Неизвестные ИНН, телефоны и адреса оставьте пустыми.

Два файла, которые можно проверить в CRM

Скачайте примеры и сначала откройте их в таблицах. Все названия и контакты вымышлены, цены условные. При подтверждении импорта учебные записи появятся в выбранной вами компании.

В колонке «Тип клиента» используются значения company для организации и person для частного лица. Единицы материалов в примере — «т», «м³», «м» и «мешок». Для своей таблицы возьмите актуальный шаблон из окна импорта нужного раздела.

Как сохранить свою таблицу из Excel

1. Оставьте нужный справочник на одном листе. Клиентов и материалы сохраните в разные файлы.
2. В Excel выберите «Сохранить как» или «Сохранить копию», затем формат CSV UTF-8. Расширение должно быть .csv.
3. Проверьте кодировку UTF-8 и разделитель: точка с запятой или запятая. CRM принимает до 500 строк с данными и файл размером до 2 МБ за одну загрузку.

Если при открытии примера всё оказалось в одной колонке, импортируйте его в Excel через «Данные» → «Из текста/CSV» и выберите разделитель «;». В справке Microsoft описано открытие CSV UTF-8. Исходную книгу Excel с формулами сохраните отдельно.

Загрузите CSV на проверку

Зарегистрируйтесь, создайте компанию и откройте её CRM. Убедитесь, что выбрали нужную компанию: записи будут сохранены именно в ней.

1. Откройте «Клиенты» и нажмите «Импорт». Для прайса используйте импорт в разделе материалов. Загрузки у этих справочников разные.
2. Выберите соответствующий CSV и нажмите «Проверить файл». В предпросмотре видны данные каждой строки, ошибки и возможные совпадения.
3. Сверьте значения и действия. Создавайте только нужные записи, а сомнительные строки пропустите или исправьте в исходном файле и проверьте его заново.
4. Нажмите «Импортировать…» после проверки выбранных строк. Затем откройте несколько созданных карточек и сравните их с файлом.

Если найдены ошибки или совпадения

Предпросмотр сам по себе не создаёт и не обновляет клиентов и материалы. Ошибочные строки и возможные дубли по умолчанию пропущены. Проверьте совпадения: одинаковое название ещё не означает, что нужно создавать вторую карточку.

Существующие клиенты этим импортом не перезаписываются. Для материалов обновление доступно при единственном активном совпадении по артикулу — перед применением проверьте изменения. Не загружайте один и тот же файл повторно без проверки совпадений.

Проверка действует один час. Если данные в CRM изменились или время истекло, загрузите файл на повторную проверку. Подробности есть в короткой инструкции по импорту.

Проведите один заказ от заявки до получения

После импорта выберите учебного клиента и материал. Например: 50 т щебня по 2 500 ₽, предоплата 30 000 ₽ и две отгрузки — 20 и 30 т. Это пример для проверки последовательности действий: доставка и скидка равны нулю, НДС в учебном расчёте не начисляется.

1. Запишите потребность. Создайте сделку, выберите клиента и укажите следующий шаг. При необходимости добавьте контактное лицо и стройобъект.
2. Подготовьте предложение. Выберите материал из прайса, количество, цену, доставку и условия. Сверьте печатную форму КП.
3. Создайте заказ. После согласования КП создайте из него заказ и проверьте перенесённые позиции.
4. Отразите исполнение. Запишите оплату и две частичные отгрузки. При работе с настоящими заказами отмечайте поступления денег и получение материала по факту.
5. Сверьте результат. Без доставки и скидки сумма этого примера — 125 000 ₽. После предоплаты 30 000 ₽ остаток к оплате — 95 000 ₽. После получения двух партий должно быть доставлено 50 т.

Полный маршрут показан в уроке «Первая поставка». А калькулятор прибыли поможет отдельно проверить закупку, перевозку и другие прямые расходы.